# TopContracts - מערכת מומחה לניהול חוזים

כתובת העמוד: https://topcontracts.co.il/ · English version: https://topcontracts.co.il/en/index.md

**החוזים שלכם, שווים לכם כסף רב**

בהטבות שמגיעות לכם, במוקשים מהם כדאי לכם להימנע,
בידע רב ערך שנצבר בשנים של עבודה...

כאן כדי לשמור עליכם, ולעשות לכם סדר!

## ניהול חוזים בתוכנה? בשביל מה?

- **ניהול חוזים? אצלנו?:** כמעט כל פעולה עסקית מתבססת על "חוזה" מסוג כלשהו; עובדיך "מנהלים חוזים" כל הזמן!
- **הטבות מוגבלות בזמן!:** להטבות יש לו"ז קשיח ומחייב. כשכמות החוזים גדלה, המעקב אחריהם אינו פרקטי ללא תוכנה
- **זהירות: מוקשים חוזיים!:** לאי טיפול בהם יש משמעות כספית עצומה, חלקם עלול אפילו לגרור סנקציות פליליות!
- **ידע ונסיון של שנים:** כל חוזה חדש בנוי מתנאים ש"נכתבו בדם"... גישה לחוזי עבר תשמור עליך מתקלות שכבר חווית
- **חיסכון בזמן עובדים:** אי נגישות מניבה פעולות סרק כמו חיפוש מסמכים וקריאתם מחדש. עם תוכנה, האיתור מיידי וחוסך זמן

## מה במערכת?

- **מודול הליבה:** מערכת תיוק מתקדמת: אחסון, שליפה וסידור קבצים, כולל חיפוש וניהול מידע בתבניות
- **התראות במייל + מעקב:** התראות נשלחות במייל כשנדרש לקיים/לבדוק תנאים חוזיים. יש גם מעקב ביצוע!
- **לוח מחוונים:** ניתוח גרפי של נתוני חוזים + Click-through. לחצני הפעלה מהירה לפעולות נפוצות
- **תבניות מומחה:** תבניות מומחה לחוזים מסוגים מגוונים. ידע ומומחיות + חסכון בזמן
- **חיפוש לפי פרמטרים:** איתור חוזים לפי שאילתות מתקדמות. שמירת/טעינת חיפושים (בסיס לדוחות)
- **דוחות אינטראקטיביים:** הדוחות, המוצגים גם הם בדפדפן, מבוססי תבניות ואינטראקטיביים (שינוי תצוגה)
- **מחולל חוזים ומסמכים:** מיזוג נתוני חוזים מהמערכת למסמך ליצירת: דוחות, חוזים מפורטים, הודעות לצד ב'...
- **תיוק דואר אלקטרוני:** תיוק ללא צורך בכניסה למערכת. צפייה בכלל ההתכתבות מתוך המערכת
- **הרשאות מורחבות:** הרחבת האבטחה לשלושה מעגלים. התאמה אוטומטית של תצוגת החוזה לתפקיד

## למה TopContracts?

- **פתרון מיידי:** הדרכה של יום אחד מספיקה לשימוש מלא. הפעלה מדפדפן - ללא התקנות
- **מערכת מומחה עשירה:** תבניות מומחה לחוזים מסוגים מגוונים. שדות בקרה: תוקף חוזה, ביקורות ומטלות,...
- **מערכת חוצת ארגון:** מנגנוני הרשאות וסינון תוכן, מאפשרים הפעלה חוצת-ארגון: רכש, תפעול, משפטית
- **מודולרית וניתנת להרחבה:** בחר מתוך 13 מודולים, רק מה שהעסק שלך צריך. התאם בקלות תבניות ובקרות לחוקי העסק שלך
- **שירותים נלווים בעלי ערך:** טעינת נתוני חוזים מקובץ: עלייה מהירה לאוויר. שירות שוטף של הזנת חוזים עבור הארגון
- **פיתוח מתמיד ושיפורים:** מודולים ותכונות מתווספים כל שנה. ממשק המשתמש מתקדם ומשתפר כל הזמן

## ניהול חוזים? איך זה קשור אלי?

כמעט כל פעולה עסקית מתבססת על "חוזה" מסוג כלשהו. עובדיך "מנהלים חוזים" במסגרת עבודתם השוטפת כל הזמן. דוגמאות? ניהול תוקף חוזה, תוקף ערבויות וביטוחים, תום אחריות ושירות, ביקורות ודיווחים תקופתיים וכו'...

### ניצול הטבות שהשגנו במו"מ מאומץ

עבדנו כל כך קשה לקבל את ההטבות האלה, ולא ננצל אותן? להטבות יש מועד תפוגה: אם לא נגיב בזמן - נאבד אותן

### הימנעות ממוקשים מסוכנים בעלי לו"ז קשיח

אי טיפול בהם יכול לגרום הוצאות כספיות עצומות ואף סנקציות פליליות

### שימוש בידע ונסיון של שנים

כל חוזה חדש שאתם מנסחים, נבנה עם תנאים חדשים שהם לקחים מאירועים חוזיים שהזיקו לכם בעבר. שימוש בידע זה מגן על העסק וחוסך לו עלויות.

### חיסכון בזמן עובדים

אי נגישות לחוזים גורמת לעובדים לבצע פעולות סרק, כמו חיפוש מסמכים, קריאה חוזרת של נוסחים משפטיים וכו'. ניהול בתוכנה מנגיש את החוזים ומידע תמציתי שלהם

## מרכיבי המערכת והמודולים שלה

ליבת המערכת כוללת יכולות תיוק/תיוג, ניהול מסמכים, טפסים אלקטרוניים לקלט ותצוגה, ניהול גישה, ומנועי חיפוש לאיתור מהיר. מעבר לליבה, המערכת כוללת מספר רב של מודולים מתקדמים.

### לא רק מערכת; פתרון מומחה!

#### נספק לכם גם את המערכת, וגם מתודות אופטימליות לניהול חוזים באמצעותה

*חברת אסמבלי תסייע לכם לנתח את החוזים ולהזינם למערכת באופן שיפיק את מירב הערך עבור העסק, במינימום השקעה בתפעול*

- נזהה את המוקשים החוזיים מהם כדאי להימנע, וניצור עבורם התראות
- נזהה הטבות שלעסק כדאי לנצלן, ונפיק גם עבורן התראות
- נזהה את הנושאים שכדאי לתמצת על מנת לחסוך זמן באיתורם בהמשך הדרך
- נלמד איך להפיק את המקסימום ממנגנון ההתראות במייל, כדי לוודא שמה שצריך לקרות קורה, ואפילו כדי לנהל "מיני פרויקטים" עם דיווחי ביניים של נמענים מרובים
- נזהה נתונים שכדאי להזין לצורך איתור פשוט של החוזים בעתיד, לצורך הפקת דוחות, לצורך שיתוף עם עמיתים לחסכון בזמן...
- נקים חוקים אוטומטיים שיקצרו זמן וימנעו טעויות
- נבדוק איך אפשר ליצור אפילו עוד ערך באמצעות מנגנונים מתקדמים כמו סבב אישורים, סינכרון עם Active Directory, חיבור ישיר ל-Outlook, וכו'...
- נפעיל ממשקים למערכות אחרות בסביבה הארגונית כדי לאפשר עבודה יעילה

#### המערכת כוללת עשרות תבניות מוכנות

*תבניות חוזים מסוגים שונים, מבוססים על ידע נצבר, מוכנים לעבודה מיידית*

**תבניות מורחבות לסוגי חוזים נפוצים מגוונים: שדות וטבלאות מותאמים לפי סוג חוזה**

- המודול מסופק עם עשרות תבניות ייחודיות ומורחבות לחוזים מסוגים מגוונים (כולל רשימות וקטלוגים מתאימים), כאשר לכל סוג חוזה מותאמת תבנית ייחודית עבורו
- בחוזי רכש מוצרים, למשל, יש טבלת "אחריות ושירות", הכוללת תאריכי סיום אחריות ושירות, מחירי השירות והקשר עם מוצרים ואתרים בהם הם מותקנים וכו'; באותם חוזים יש גם טיפול בקריאות שירות, חריגים וקנסות, הקצאה וניצול שירותים וכו'.

**חסכון בזמן ההקמה וההטמעה של המערכת**

- התבניות המוכנות מתבססות על נסיון שנצבר עם הקמה וניהול של אלפי חוזים אצל לקוחות המערכת, ומהוות "מערכת מומחה" לניהול יסודי ונכון של חוזים.
- התבניות המוכנות חוסכות זמן בהקמת המערכת ובהטמעתה, כיוון שאין צורך לבנות עבור הלקוח את התבניות באופן פרטני

### המערכת מבוססת על מודול ליבה עוצמתי המשותף לכל ההתקנות

#### מחולל טפסים דיגיטליים עבור החוזים, להצגה מאורגנת ותמציתית, וקליטה נוחה המעודדת ניהול אפקטיבי, כולל ניהול מתקדם של קבצים קשורים

*יצירה מהירה ופשוטה של "חוזה ממוחשב" עם קלט מהיר ותצוגה תמציתית*

- קליטת חוזים באמצעות תבניות מוכנות מראש או כאלה שנבנות ייעודית עבור הלקוח
- ניהול קבצים ומסמכים קשורים - צרף קבצים לחוזים, וגש אליהם מתוך המערכת
- איתור פשוט ומהיר של חוזים באמצעות מנגנון חיפוש דמוי Google
- שני מעגלי אבטחה לניהול גישה
- ממשק משתמש מבוסס דפדפן (ללא צורך בהתקנות), מתקדם ומודרני
- מערכת חוצת ארגון (כלל המחלקות והעובדים, כלל ההתקשרויות והחוזים)
- פעולות מתקדמות לחסכון בזמן - שכפול חוזים, פעולות עדכון מרובה, וכו'...
- נתונים כמותיים ונוסחאות המתבססות על מנוע חישוב
- חוזים קשורים עם קישורים הדדיים
- חיבור טבעי למערכות תוכנה אחרות בסביבה הארגונית (וגם בענן)
- הרחבה בעזרת מנוע חוקים מבוססי תיזמון או פעולות במערכת
- ממשק בשפה המתאימה לכם - עברית/אנגלית (ניתן גם שפות נוספות)

#### התראות במייל עם מעקב ביצוע

*מעקב אחר תאריכים חוזיים חשובים ("אירועים") באמצעות התראות בדוא"ל*

**משלוח אוטומטי של התראות בדואר אלקטרוני**

- לכל חוזה ניתן להגדיר תאריכים בהם מתרחש "אירוע" מסוג מסויים - תום חוזה, פקיעת ערבות, תפוגת אופציה להארכה וכו'.
- לכל אירוע ניתן להצמיד מספר כלשהו של "התראות" עם תאריכים שונים ורשימות נמענים שונות.
- במועד המתאים לכל התראה, מתחילה המערכת לשלוח "הודעות התראה" (דואר אלקטרוני) לנמענים, וחוזרת ושולחת הודעות אלה כל עוד לא דווח "בוצע" עבורן. בהודעות יש: קישור לפתיחה ישירה של החוזה ומידע רב ערך נוסף: נושא, אופן הטיפול, מועד אחרון לטיפול, הערות...!

**מסך ניהול ומעקב אחר סטטוס טיפול בהתראות**

- המערכת מאפשרת ניהול ומעקב מתקדם אודות ההתראות והטיפול בהן: בדיקת סטטוס טיפול בהתראות אצל כל אחד מהנמענים, ביטול מרוכז של כל ההתראות אצל כל הנמענים (או אלה הקשורות לאותו אירוע), הקפצת התראה למועד עתידי, וכו'.
- המערכת מאפשרת גם הזנת סטטוס ביניים, המופיע גם במסך ניהול ההתראות וגם באימייל המופץ אצל כלל הנמענים (מיני פרויקטים)

**התראות "מיוחדות"**

- התראות ניתנות גם ליצירה על בסיס תנאים המתקיימים במידע חיצוני למערכת (במערכות אחרות בארגון או אף מחוץ לארגון), באופן שהתאריך אינו ידוע מראש. לשם כך תידרשנה התאמות על ידי ספק המערכת, לפי אפיון התנאים וההתראות המתאימות

#### איתור חוזים באמצעות טקסט פשוט וגם באמצעות שאילתות פרמטרים מתקדמות

*איתור חוזים על בסיס שאילתות מתקדמות*

**מנגנון חיפוש לפי פרמטרים - מאפשר איתור חוזים על בסיס בניית שאילתות מתקדמות**

- החיפוש לפי פרמטרים מאפשר איתור מדויק של חוזים על בסיס ערכים המאוחסנים בו.
- ניתן לבצע איתור על בסיס ערך מקורב, ערך מדויק, ערכים משליפה מרשימה, כן/לא, טווחי מספרים ומחירים, תאריכים מחליקים (מ"היום" ועד "סוף הרבעון" למשל) וכו'.
- מנגנון החיפוש מאפשר גם חיפוש על בסיס תוצאות חישוב של שדות נוסחא, ומהווה בסיס ליצירת מחוונים בלוח המחוונים ודוחות במערכת הדוחות

**שמירת וטעינה של חיפושים**

- ניתן לשמור חיפושים, לתת להם שם ותיאור, ולשתף אותם עם עמיתים. הפעלת החיפוש מתבצעת על ידי טעינת החיפוש השמור, ללא צורך בהזנה חוזרת של נתוני החיפוש

**שמירת חיפוש כסימניות/מועדפים בדפדפן לשימוש חוזר מהיר**

- ניתן לשמור חיפושים כסימניות בדפדפן (נקראות גם "מועדפים"). הפעלת החיפוש מתבצעת ע"י ניווט לסימניה, ללא הזנה מחדש של החיפוש

#### הפקת דוחות ל-Excel

*ייצוא נתוני חוזים לקבצי Excel, על בסיס תבניות ניתנות לעריכה, ממספר "משפחות" עיצוב, כולל דוחות אוטומטיים מתוזמנים*

**דוחות מבוססי Excel**

- המערכת מאפשרת לבחור חוזים מתוך תוצאות חיפוש (מקור הדוח), וליצור מהם דוח ל-Excel על ידי בחירת תבנית מוכנה מראש המגדירה את מבנה הדוח והנתונים המוצגים בו. תהליך הפקת הדוח הוא פשוט ומהיר

**הדוחות מתבססים על תבניות הניתנות להרחבה והתאמה לדרישות הלקוח**

- דוחות מופקים בקלות על בסיס "תבניות דוח" מבוססות Excel, בעלות שם ותיאור, המגדירות את העיצוב (פונטים, צבעים וכו') והמבנה שלהם: טבלה או עמודים, שדות מוצגים וכו'. תבניות דוח נוספות ניתנות להקמה בכל עת (הלקוח יכול גם להקימן באופן עצמאי)

ניתן גם להגדיר "דוחות אוטומטיים" המתבססים על חיפוש שמור, תבנית דוח, ורשימת נמענים, ונשלחים באופן אוטומטי בתזמון מתאים

#### לוח מחוונים

*הצגה גרפית של נתוני חוזים מנותחים, מותאמת אישית לכל עובד*

**הצגה גרפית של ניתוח נתונים ושאילתות**

- לוח מחוונים אישי מאפשר לכל עובד לראות במבט אחד ניתוח מגוון של נתוני חוזים, ממחוון בדיד המציג את מספר החוזים שעומדים לפוג בחודש הקרוב, ועד גרף עמודות של תקציב לעומת ניצול. לחיצה על מחוון מובילה לרשימת החוזים המתאימה. המחוונים מציגים מידע עדכני.

**לחצני הפעלה מהירה לפעולות נפוצות**

- לוח המחוונים האישי מאפשר להגדיר לכל עובד לחצני הפעלה מהירה לפעולות נפוצות הקשורות לעבודתו השוטפת - למשל יצירה של חוזה מסוג שנקבע מראש, או הוספת רשומת דיווח ללא פתיחה מראש של החוזה אליו היא מתווספת

### מודולים מתקדמים נוספים לבחירתכם (אופציונליים)

#### מודול ניהול סבב אישורים וניהול גרסאות, עבור מסמכים מצורפים

*אישור מסמכים על ידי מספר גורמים בארגון, מתוך המערכת*

**תיאור המנגנון:**

- הבקשות לאישור מופצות באמצעות מנגנון ה"התראות במייל" המובנה במערכת: כל הדרישות מרוכזות באימייל יומי, עם כל המידע הדרוש ביחד עם קישור למסך אישור, וחזרה יומית כל עוד לא התקבל אישור; מסך האישור מאפשר לאשר, לדחות, או להעלות מסמך מתוקן כגרסה חדשה, והכל עם הערות
- אין דרישת הסתמכות על אימייל, היות וכל ההתראות מופיעות גם במסך ניהול ההתראות שבתוך המערכת, וכיוון שסטטוס האישורים ולחצני האישור מופיעים גם בתוך מסך הצפייה/עריכה בפריט
- מנגנון החוקים מאפשר קביעת סדר, על מנת לא "להטריד" גורמים בהמשך התהליך כל עוד הגורמים שלפניהם לא אישרו; הפרמטרים של חוקי המנגנון ניתנים לעדכון מתוך המערכת...

#### מודול הרשאות מורחבות

*הגדרת תפקידים ללא הגבלה, שיוך כל עובד לתפקיד אחד או יותר; קביעת הרשאה לחוזים על פי תפקיד ולא על פי שם; חסימת שדות מסויימים מצפייה או עריכה לפי תפקיד...*

**הרחבת האבטחה לשלושה מעגלים (במקום שניים) - הרשאות מבוססות "תפקיד"**

- למערכת מתווסף "מעגל אבטחה שלישי" בדמות "תפקידים": התפקידים ממופים לסוגי החוזים כך שכל פעולה (קריאה, עדכון, מחיקה), בכל אחד מהפרקים בחוזה, ניתנת לקביעה בנפרד. לכל עובד מוגדר "תפקיד", ובהתאם, נקבע מה הוא רשאי לראות/לערוך בחוזה, ומה לא.

**התאמה אוטומטית של תצוגת החוזה לתפקיד**

- על אף שכל חוזה נשמר פעם אחת בלבד, כל עובד יכול לראות אותו באופן שונה, כיוון שהתצוגה נבנית באופן דינאמי, בהתאם לתפקידו בארגון. אין צורך לשמור את אותו חוזה בעותקים מרובים!

**הרשאה לחוזה מבוססת תפקיד, במקום הרשאה מבוססת רשימת עובדים**

- ניתן להקצות הרשאה לחוזה על בסיס תפקידים, ולא רק על בסיס רשימת עובדים. כך, שינוי ברשימת העובדים משתקף אוטומטית בחוזים, ללא צורך בעדכון ידני של רשימות המשתמשים, והכל על בסיס התפקידים השונים שמוקצים לעובדים

**ניתן לקבוע לעובד תפקידים שונים בחוזים שונים**

- לכל עובד יש אמנם תפקיד ראשי המהווה ברירת מחדל, אבל הוא יכול לקבל, אד-הוק, תפקיד שונה בחוזים מסויימים. למשל, בתור "מנהל רכש" העובד רשאי לערוך חוזי רכש על כל מרכיביהם, אבל ניתן עדיין לשייך אותו לחוזי כח-האדם של עובדיו בתפקיד "לידיעה בלבד".

#### מודול מחולל חוזים ומסמכים

*יצירת מסמכים (מכתבים, דוחות, חוזים וכו') באמצעות מיזוג נתוני חוזים מהמערכת*

**יצירה (חילול) של מסמך חוזה על בסיס נתונים שהוקלדו במערכת**

- המודול מאפשר למשתמשי המערכת ליצור מסמך חוזה מלא כקובץ Word, על ידי מיזוג בין הנתונים המוזנים במערכת ניהול חוזים, לתבנית מסמך חוזה הכוללת את המלל המשפטי המורכב הכולל.

**יצירת מכתבים ודוחות מנתוני החוזים**

- המודול מאפשר למזג נתונים מתוך חוזים במערכת לתוך תבנית מסמך מכל סוג שיש בו צורך, לא רק חוזים, למשל "הודעה לספק על דרישת חידוש ביטוח". ניתן גם ליצור דוחות חוזיים המתבססים על מסמך Word, ואז לעצב אותם לפי הצורך בכלים של Word.

#### סרגל חיבור ל-Outlook - לתיוק דואר אלקטרוני

*תיוק פשוט של הודעות מייל בחוזים בגינם נשלחו; שליפה מהירה של קבצים מחוזים, לצורך צירופם למייל*

**פעולות אפשריות:**

- תיוק ישיר של אימייל, מתוך Outlook, לפריט (כדוגמת חוזה) השמור בשרת, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית
- שליפת קבצים מפריטים שמורים בשרת (כדוגמת חוזים), וצירופם למייל אותו כותבים ב-Outlook, בלא צורך בפתיחת המערכת וביצוע פעולה ידנית

האימיילים הנשמרים בפריט בשרת מנותחים, והמידע החשוב שלהם נשמר לצידם באופן שמאפשר להבין את מהותם בלי לפתוח אותם, ובאופן המאפשר איתורם בעזרת מסכי החיפוש. כמו כן, הם נשמרים כקבצים הניתנים לפתיחה ישירה, עם כל הצרופות, נמענים, גוף ההודעה וכו'

#### תוסף סינכרון ל-Active Directory

*סינכרון רשימת העובדים במערכת עם מאגר העובדים המנוהל ב-Active Directory*

**עובדים חדשים מקבלים הרשאה אוטומטית לפריטים לפי תפקיד**

- במידה והרשאות לפריטים במערכת ניתנות על בסיס תפקידים (ולא על בסיס שמי), הסנכרון גורם לכך שעובדים חדשים שנקלטו בחברה והוגדרו ב-Active Directory, מקבלים באופן אוטומטי גישה למערכת, והרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם, באותו תפקיד

**החלפת הרשאות לעובדים שעברו תפקיד**

- הסנכרון גורם לכך שעובדים שתפקידם הוחלף ב-Active Directory (פעולה נפוצה, היות שלכל תפקיד נדרשת הגדרה שונה בתכלית של הרשאות כלל ארגוניות), מקבלים באופן אוטומטי הרשאה לכל הפריטים שיש לעמיתיהם בתפקיד החדש, ומאבדים הרשאות לפריטים שהורשו אליהם במסגרת התפקיד הישן

#### מודול חיפוש טקסט בקבצים

*איתור חוזים על בסיס טקסט המופיע בקבצים המצורפים שלהם*

**חיפוש "מהיר" בתוך קבצים מצורפים**

- המערכת מאפשרת איתור חוזה על בסיס קיומו של טקסט בתוך אחד או יותר מן הקבצים המצורפים אליו.
- החיפוש מתבצע בכל הקבצים מסוגים התומכים בכך (מסמכי Word, PDF, דוא"ל וכו').
- למנגנון יש הרחבה המאפשרת חיפוש על בסיס "תנאים": או, ו, ביטוי מדויק.

**שילוב חיפוש בתוך קבצים עם מודול "חיפוש מבוסס פרמטרים"**

- חיפוש בתוך הקבצים אפשרי גם כחלק מחיפוש כולל מבוסס פרמטרים, לדוגמא: הצג את כל החוזים בסטטוס "פעיל" שבאחד או יותר מן הקבצים שלהם רשום "בנייה".

#### מודול "מעצב" (Designer)

*ביצוע התאמות באופן עצמאי, ללא קוד, בתבניות חוזים/דוחות, קטלוגים ומחוונים*

**עצמאות הלקוח בקביעת התאמות למערכת**

- מודול זה מאפשר ללקוח להקים "מוקד התאמות" מקצועי בתוך הארגון, שיאפשר ביצוע עצמאי של התאמות למערכת, בהיבטים הבאים: תבניות חוזים (שדות ופרקים, רשימות וקטלוגים, חישובים וכו'), תבניות דוחות (מכל ה"משפחות" למעט "דוחות מיוחדים"), ולוחות מחוונים לעובדים. הלקוח לא צריך לרכוש מודול זה כדי ליהנות מתבניות ולוחות מחוונים (הקיימים בליבת המערכת), אלא רק כדי לעצבם בעצמו.

**הכשרת צוות "מעצבים"**

- צוות ה"מעצבים" לא צריך ללמוד קוד, כיוון שכל ההתאמה מתבצעת מממשק המשתמש של המערכת. על מנת ליהנות מהמודול, יידרש הארגון להקצות זמן להכשרה מתאימה של העובדים שיבצעו את פעולת ההתאמות

#### מודול ריבוי שפות

*שימוש במספר שפות ממשק בו זמנית (לחברות בינלאומיות)*

**ניהול חוזים בחברות בינלאומיות - במספר שפות שונות במקביל (עם תמיכה אמיתית בכיוון כתיבה)**

- בחברות בינלאומיות, חשוב שעובדים שונים באתרים שונים ברחבי העולם, יוכלו להפעיל את המערכת בשפה המתאימה להם. תמיכה בשפה מקבלת ביטוי בראש ובראשונה לכותרות המופיעות בעמודי המערכת, אך גם לכיוון הכתיבה, פורמט תאריכים ומספרים וכו'.

**ניהול נתוני חוזה במספר שפות בו-זמנית, עם משמעות אחת לערך**

- ללא קשר לתוכן שדות טקסטואליים של חוזה (שרושמים בשפה אחת - השפה בה נכתב מסמך החוזה) סטטוס חוזה הוא אותו סטטוס, בין אם הוא כתוב "פעיל" בעברית, "active" באנגלית או כל מילה מתאימה בשפה אחרת. לפיכך, המערכת מאחסנת שדות שליפה (רשימות וקטלוגים) במספר שפות בו זמנית, כך שכל עובד רואה ערך בשפה שלו, אך המשמעות האמיתית של הערך אינה תלויה בשפה

#### מודול "מפתח" (SDK)

*ביצוע התאמות הדורשות קידוד באופן עצמאי: חוקים, ממשקים למע' אחרות, וכו'*

**עצמאות הלקוח בביצוע הרחבות מתקדמות למערכת**

- המודול נועד לאפשר לארגון לפתח באופן עצמאי ממשקי תוכנה מתוכנות צד ג' למערכת ניהול החוזים (דרך ממשק תכנותי - SDK/API). המודול מאפשר גישה לרוב הפעולות התקניות במערכת: יצירה ועדכון של נתוני חוזים, קריאת נתוני חוזים, יצירת התראות, ביצוע חיפוש מהיר, ביצוע חיפוש מבוסס פרמטרים, וכו'. המודול מסופק ב-3 "שפות ממשק": SOAP, XML, JSON.

## למה TopContracts?

כיוון ש-TopContracts היא פתרון שתוכלו באמת ליישם מעכשיו לעכשיו, עם הדרכה מינימלית, וללא התקנות. כיוון ש-TopContracts היא תוכנה מודרנית ומעוצבת, שמכניסה קצת "כיף" למטלה, שהיא, איך לומר, מעט משעממת. כיוון ש-TopContracts מגיעה עם מומחיות של הספק, ושירותים נלווים שיכולים לחסוך לכם זמן ולפנות אתכם למה שחשוב באמת...

### פתרון מיידי

הדרכה של יום אחד מספיקה לשימוש מלא. אין צורך בהתקנות בתחנות העבודה של משתמשי הקצה.

שירות טעינת חוזים מקבצים ישנים, וכן שירות הזנת חוזים על ידי מומחה, מאפשרים לעלות לאוויר עם מערכת מלאת ערך באופן מיידי

### פתרון מודולרי

ל-TopContracts יש 13 מודולים הפועלים בסינרגיה עם רכיב הליבה - כל לקוח יכול לבחור רק מה שהוא צריך עבור העסק שלו, ולהרחיב את המערכת לפי הצורך בהמשך.

גם התבניות מהן בנויים החוזים והדוחות ניתנות לבחירה מראש - אפשר להתחיל במערכת "ריקה" ולבנות תבניות ייחודיות, או במערכת "אקספרס" המצויידת בעשרות תבניות סטנדרטיות.

### מערכת מומחה עשירה

המערכת נבנתה על סמך נסיון עשיר עם אלפי חוזים של לקוחות, ומסופקת עם שירותי מומחה נלווים לסיוע בניהול החוזים.

מכילה עשרות תבניות מומחה לחוזים מסוגים מגוונים ונפוצים (רכש, שירותים מקצועיים, אחזקה ושירות), ומבני נתונים ייעודיים לבקרה וניהול (תוקף חוזה, ביקורות ומטלות, וכו')

### מערכת חוצת ארגון

מנגנוני הרשאות וסינון תוכן, מאפשרים הפעלה חוצת-ארגון: שימוש בכלל המחלקות (רכש, תפעול, משפטית) ועבור כלל סוגי החוזים.

כל עובד רואה רק את החוזים הרלוונטיים אליו, ובהם, רק את הנתונים שמעניינים אותו.

### יכולת התאמה והרחבה

הכח של העסק טמון בתהליכים הייחודיים והידע היישומי. מערכת "שטאנץ" אינה מאפשרת לעסק לנצל את כוחו.

TopContracts אינה מערכת "שטאנץ": היא תוכננה ופותחה במטרה מובהקת לאפשר התאמות והרחבות במגוון רחב של תחומים, במהירות ובקלות.

### פיתוח מתמיד ושיפורים

התוכנה ממשיכה להתפתח בכיוונים שלקוחותיה מפנים אליהם, לפי צרכיהם ורצונותיהם.

גרסאות ומודולים חדשים מוצעים כל הזמן, מוסיפים תכונות חדשות, משפרים תכונות קיימות ומסייעים להגביר את השימושיות, לחסוך בזמן, ולהקל עוד את המטלות של ניהול החוזים.

## בין לקוחותינו

רשת מלונות פתאל, אספקט הדמיה, Playtika, שירות בתי הסוהר, המועצה להימורים בספורט, איקיאה, מוצרי מעברות, מכללת דוד ילין, האגודה לתרבות הדיור, בורסת היהלומים, דרך ארץ היווייז מנג'מנט, מספנות ישראל, רשת בתי ספר דרכא, רפא, קבוצת עוז, תוסף מפעלי פלסטיקה, שילב, תעשיות נשק ישראל.

> אתם יכולים להפסיק לרדוף אחרי החוזים הם כבר ירדפו אחריכם...

## דוגמאות מסכים

- **לוח המחוונים:** לוח המחוונים מציג רשת של "מחוונים" ולחצני "פעולה מהירה". המחוונים מציגים תוצאות של שאילתות חוזיות, ומאפשרים ניווט בקליק לחוזים הרלוונטיים לתוצאת השאילתא. לחצני הפעולה המהירה מהווים קיצור דרך נוח לפעולות נפוצות.
- **מציג החוזה:** במסך זה מוצג מבט סיכום של החוזה, ואפשר לעבור בתוכו בין חלקיו השונים של החוזה, להציג רשומות וטבלאות קשורות, קבצים מצורפים, וכו'
- **עורך חוזים - טבלה:** התבניות מאפשרות הגדרה של טבלאות לחוזים, וניהול רשומות בטבלאות אלה, בכל מבנה נדרש.
- **עורך חוזים - רשומה:** התבניות מאפשרות הגדרה של רשומות בודדות לחוזים, וניהול ערכי שדות ברשומות אלה, בכל מבנה נדרש.
- **חיפוש מהיר:** חיפוש דמוי Google מאפשר לאתר חוזים על פי טקסט - מבצע חיפוש בכל השדות ובכל הטבלאות. החיפוש מאפשר גם אופרטורים של "או", "ו" ו"ביטוי מדויק"
- **חיפוש מבוסס פרמטרים:** החיפוש המתקדם מאפשר הפעלת שאילתות מורכבות על נתוני החוזים - ערכים מרשימות, טווחי תאריכים, חיתוך לפי תוצאות חישוב של נוסחאות, וכו'. ממסך זה ניתן גם לשמור ולטעון חיפושים לצורך נוחות
- **הוספת התראה לחוזה:** לכל חוזה ניתן להוסיף אירועים ללא הגבלה (תאריכים חשובים בחוזה), ולכל אירוע כזה להצמיד התראות ללא הגבלה, כל אחת למועד אחר ולנמענים אחרים.
- **מייל התראה:** הודעת מייל שנשלחת עם ריכוז ההתראות, מלל הסבר, קישור לחוזים וכו'.
- **מנהל ההתראות:** צפיה בהתראות פעילות, ניהול התראות שיצרתי לעצמי או לאחרים, ביטול התראות, הקפצה שלהן לעתיד, כניסה לחוזים הרלוונטיים, וכו'...
- **ביטול התראה:** ביטול התראה שנשלחה אלי. ביטול התראה גם לנמענים אחרים. הקפצת ההתראה למועד מאוחר יותר, וכו'...
- **עריכת רשומת קטלוג:** ניתן לנהל קטלוגים במבנים גמישים, ומהם לשלוף נתונים לתוך החוזים, על מנת להציגם מעל החוזה כאשר הם נדרשים.

## לקוחות מספרים

חלק קטן ממה שהלקוחות שלנו חושבים עלינו...

> לאחר בדיקת חלופות שונות למערכת לניהול חוזי ה-IT בבורסה, בחרנו את התוכנה של חברת אסמבלי. המערכת בלטה בנוחות העבודה, במהירות התגובה ובגמישות שהיא מציעה. לאחר תהליך הטמעה קל ומהיר, אנו מנהלים ביתר קלות מעקב אחר החוזים ומועדי החידוש ומקבלים מבט כולל על התחייבויות הספקים בחתכים שונים
>
> לאור כל זאת אנו ממליצים בחום על מערכת החוזים של אסמבלי
> — מולי צפריר, מנהל חטיבת תשתיות, הבורסה לניירות ערך

> המועצה חיפשה פתרון כולל לארגון וניהול ההתקשרויות מול גורמים חיצוניים. קיווינו למצוא תוכנה שתשפר את הנגישות לנתוני החוזים לעובדים המורשים לכך ותפיץ התראות ברורות, בזמן המתאים לכך, על פעולות שנדרש לבצע בכל חוזה
>
> TopContracts עונה על כל הציפיות שהיו לנו בנושא - היא פשוטה מאוד לשימוש (מספיקה הדרכה קצרה של מספר שעות), מהירה, ובנויה נכון.
>
> להפתעתנו, קיבלנו אפילו יותר ממה שחיפשנו: מסתבר שהמערכת מאפשרת, בסיוע מנגנון של "תבניות", לנהל אספקטים שאינם מקושרים בדרך כלל לאסכולת ניהול החוזים פר-סה, כדוגמת מטלות, קריאות שירות, טיפולי רכב ופרטי נכס. קיבלנו למעשה חבילה מורחבת של יכולות ניהול שהיו חסרות לנו, וכולן תחת קורת גג אחת, של חברה שהשירות שהיא מעניקה לא דומה לשום דבר שהכרנו קודם!
>
> שורה תחתונה - מערכת מומלצת ביותר, בעיקר לאלה שידעו להוציא ממנה את המקסימום!
> — דויד יהלומי, גזבר, מועצה מקומית גדרה

> מערכת TopContracts מסייעת לנו בניהול התקשרויות עסקיות מגוונות, כולל חוזים ופרויקטים בתחומי הרכש והשיווק, מאז שנת 2012.
>
> המערכת קלה לתפעול (כמה שעות הדרכה, זה כל מה שהיינו צריכים), עוד בולט יחסה הרציני של חברת אסמבלי לסוגיות טכניות שביקשנו לשפר מאז שנקלטה אצלנו, וזאת למרות העובדה שאיננו נמנים בין לקוחותיה הגדולים, או אלה שמפעילים את מלוא הפונקציונליות של המערכת.
>
> TopContracts חוסכת לנו זמן ומקלה עלינו איתור נתונים חוזיים שאנו צריכים לעבודתנו השוטפת, היות והיא נגישה דרך הדפדפן, מאפשרת קלט נוח באמצעות טפסים מקוונים, ומאפשרת הצגה ישירה, מתוך הדפדפן, של כלל המסמכים והקבצים הקשורים לכל הסכם/התקשרות.
>
> מערכת מומלצת לכל מי שזמנו חשוב לו...
> — מנחם סגל, מנהל פרויקטים ומכרזים בתחום המחשוב, המועצה להסדר ההימורים בספורט

> מערכת TopContracts נרכשה ב-2014, בעקבות ההבנה שחייבים לעשות סדר בחוזי הרכש.
>
> מאז הוזנו למערכת מאות חוזים, על בסיס תבניות מפורטות שהוכנו מראש על ידי הספק, חברת אסמבלי, והסדר שהיינו צריכים, הושג מעבר לציפיות: הנתונים מתומצתים ומסודרים לפי נושאים, נתוני החוזים משותפים עם כל בעלי העניין של כל חוזה, קל מאוד לאתר את החוזים, גם לפי טקסט וגם באמצעות שאילתות הקשורות לנתוניהם (קשר לספק, תאריכים, שירותים/מוצרים קשורים וכו'), והכי חשוב – המערכת "רודפת אחרינו" עם התראות מפורטות במייל, מה שמאפשר לנו "לשגר ולשכוח", ולסמוך על המערכת שתודיע לנו בזמן על נושאים בהם אנו צריכים לטפל.
>
> חברת אסמבלי מגיבה במהירות לכל פנייה שלנו לשירות הלקוחות, וממשיכה לפתח את המערכת, לשפר אותה, ולהרחיב את יכולותיה...
>
> לכל מי שצריך "סדר חדש" בניהול ההתקשרויות העסקיות שלו – אני ממליצה בחום על המערכת.
> — ליאת ברון, מנהלת רכש IT, חברת IKEA

## שאלות נפוצות

### מהי מערכת לניהול חוזים?

מערכת לניהול חוזים היא תוכנה שמרכזת את חוזי הארגון במקום אחד: שומרת את מסמכי החוזה ואת הנתונים החשובים שלו (תוקף, ערבויות, ביטוחים, אחריות ושירות), שולחת התראות לפני מועדים חוזיים ומאפשרת לאתר כל חוזה במהירות. TopContracts היא מערכת מומחה לניהול חוזים מבית אסמבלי פתרונות, שפועלת מהדפדפן.

### אילו התראות המערכת שולחת?

לכל חוזה מגדירים "אירועים", כמו תום חוזה, פקיעת ערבות או תפוגת אופציה להארכה, ולכל אירוע מצמידים כמה התראות שצריך, בתאריכים שונים ולנמענים שונים. המערכת שולחת את ההתראה במייל וחוזרת ושולחת אותה עד שמדווח "בוצע". במסך ניהול ההתראות רואים את סטטוס הטיפול אצל כל נמען.

### האם צריך להתקין תוכנה במחשבי העובדים?

לא. TopContracts פועלת מהדפדפן, ואין צורך בהתקנות בתחנות העבודה של משתמשי הקצה.

### כמה זמן לוקח להתחיל לעבוד עם המערכת?

הדרכה של יום אחד מספיקה לשימוש מלא. אסמבלי מציעה גם טעינת חוזים מקבצים קיימים ושירות הזנת חוזים על ידי מומחה, כדי לעלות לאוויר מהר. המערכת מגיעה עם עשרות תבניות מוכנות לסוגי חוזים נפוצים.

### לאילו סוגי חוזים המערכת מתאימה?

לכל סוגי החוזים בארגון, למשל רכש, שירותים מקצועיים, אחזקה ושירות. התבניות המוכנות כוללות שדות וטבלאות שמותאמים לכל סוג חוזה, ובחוזי רכש, למשל, מנוהלים גם תאריכי אחריות ושירות, קריאות שירות, חריגים וקנסות.

### האם אפשר להתאים את המערכת לארגון שלנו?

כן. המערכת מודולרית: 13 מודולים לבחירה סביב מודול הליבה. אפשר להתאים תבניות חוזים, דוחות ולוחות מחוונים בלי קוד (מודול "מעצב"), ולפתח ממשקים למערכות אחרות בעזרת מודול "מפתח" (SDK/API), שתומך ב-SOAP, ב-XML וב-JSON.

### האם המערכת מתחברת ל-Outlook ול-Active Directory?

כן, דרך מודולים אופציונליים: סרגל ל-Outlook שמתייק מיילים בחוזה ושולף ממנו קבצים לצירוף למייל, וסנכרון עם Active Directory שמעדכן את ההרשאות של עובדים חדשים ושל עובדים שעברו תפקיד באופן אוטומטי.

### איך המערכת שומרת על הרשאות הגישה לחוזים?

בליבת המערכת יש שני מעגלי אבטחה לניהול גישה. מודול ההרשאות המורחבות מוסיף מעגל שלישי לפי תפקיד: לכל תפקיד קובעים מה מותר לראות ולערוך בכל פרק בחוזה, וכל עובד רואה רק את מה שרלוונטי אליו.

### אילו ארגונים משתמשים ב-TopContracts?

בין לקוחות המערכת: רשת מלונות פתאל, איקיאה, Playtika, שירות בתי הסוהר, המועצה להסדר ההימורים בספורט, בורסת היהלומים, מספנות ישראל ותעשיות נשק ישראל.

### האם הממשק בעברית?

כן. הממשק זמין בעברית ובאנגלית, ואפשר להוסיף שפות נוספות. מודול ריבוי השפות מאפשר לעבוד בכמה שפות במקביל, עם תמיכה בכיוון הכתיבה.

## אודותינו

אסמבלי פתרונות הינה בית תוכנה מתמחה בפרויקטי פיתוח תוכנה יזמיים, בתחומי האינטרנט והמובייל. טופ-קונטרקטס הוא המוצר הראשון שהשיקה החברה ב-2011, כחלק מסל מוצרים מגוונים החולקים ביניהם תשתית משותפת, ומאפשרים את העצמת פעילותן העסקית של לקוחותיה דרך התייעלות ומיקוד בעיקר.

## יצירת קשר

- אסמבלי פתרונות
- טלפון מכירות/תמיכה: 03-559-3289
- דוא"ל: sales@TopContracts.co.il
- ת.ד. 5570, קציר 3786800
- אתר החברה: https://assemblyso.com